🌟Процесс привлечения и оформления подрядчиков
Цель инструкции: Обеспечить четкое понимание шагов, необходимых для привлечения и оформления внешних специалистов (подрядчиков) для выполнения работ и оказания услуг.
1. Инициирование потребности в подрядчике
Действие Заказчика (сотрудника компании, кто инициировал запрос в подрядчике): При возникновении необходимости в привлечении внешнего специалиста (подрядчика) проводит первичный скрининг навыков специалиста, его потребности, условия, на которых будет комфортно сотрудничество, информирует HR BP – Нину Шилову в формате: - ФИО; - город проживания; - вид сотрудничества (ГПХ/договор подряда или Трудовой договор/срочный ТД); - условия (потребности по доходу); - навыки (кратко); - на какой проект принимаем (объем, занятость, сроки); - куда можем привлечь при снижении объемов.
Действие HR: Нина проводит первичную беседу с Заказчиком для уточнения задач, требуемых навыков и компетенций специалиста. Далее организовываем общую встречу (продюсер+ кандидат+ HR). На этом этапе обсуждаются заключительные договоренности по условиям и оплате труда.
2. Онбординг подрядчика
Действие HR: Нина (HR) создает групповой чат для онбординга, куда приглашает подрядчика, операционного менеджера и Заказчика данного специалиста. В чате Нина знакомит операционного менеджера и подрядчика.
Действие Заказчика: Заказчик вводит подрядчика в курс проектов и задач и фиксирует след. информацию по подрядчику в чате:
Техническое задание (ТЗ):
Подробное описание работ, которые должен выполнить подрядчик.
Условия оплаты:
Размер оплаты (сумма).
Форма оплаты (например, фикс. сумма за проект, почасовая оплата).
Статус подрядчика: физическое лицо (ФЛ), индивидуальный предприниматель (ИП) или самозанятый (СЗ).
Планируемая загрузка: Оценка частоты привлечения подрядчика для определения оптимальной формы договора.
Нюансы и особенности различных форм договоров будут описаны в п.10.
3. Запрос документов для оформления
Действия операционного менеджера: Операционный менеджер запрашивает у подрядчика необходимый пакет документов для оформления выбранного типа договора (копия паспорта гл. страница и регистрация, ИНН, СНИЛС, (свидетельство о регистрации ИП/ справка о постановке на учет как самозанятого/СТДР), номер телефона, email, подписанный NDA, банковские реквизиты. И загружает документы подрядчика в его именную папку.
4. Оформление документов
Действие Заказчика: Необходимо поставить задачу юристу в Bitrix 24 на подготовку проекта договора. На основе предоставленной Заказчиком информации, юрист определяет наиболее подходящую форму договора и составляет его.
Либо Заказчик сам предварительно подготавливает договор по шаблону (запросить у операционного менеджера или юриста), а юристу направляет договор для окончательной подготовки/доработки.
Регламент постановки задачи юристу описан в разделе Юридический отдел.
Нюансы и особенности различных форм договоров будут описаны в п.10.
Примечание: Договор заключается с Infty, когда подрядчик является нерезидентом РФ (граждане РФ, проживающие за границей более 183 дней в году) и нужна оплата в крипте.
5. Подписание договора
Действие Заказчика: После получения готового к подписанию договора от юриста, Заказчик в первую очередь подписывает его с контрагентом, и только потом внутри компании.
Все задачи на подпись ставятся в Bitrix24. Подробнее в разделе Подписание документов.
6. Архивное хранение и передача подрядчику
Действие Операционного менеджера: После того, как договор подписан обеими сторонами, операционный менеджер загружает его в именную папку подрядчика, расположенную в общей системе хранения документов на Общем диске Дома культуры
Действие Заказчика: Копия подписанного договора направляется подрядчику в личных сообщениях (Telegram или другой согласованный канал связи).
7. Оказание услуг и закрытие месяца
Действие Подрядчика: Подрядчик оказывает услуги в строгом соответствии с условиями, прописанными в подписанном договоре.
По факту выполнения услуг, подрядчик предоставляет Акт об оказанных услугах.
Действие Заказчика: Акт об оказанных услугах подписывается обеими сторонами (подрядчиком и уполномоченным лицом) аналогично процедуре подписания договора. Подробнее в разделе Подписание документов.
8. Финансовое закрытие
После подписания Акта об оказанных услугах, производится оплата работы подрядчика в соответствии с условиями, указанными в договоре.
Статья расходов на работы подрядчика должна быть внесена в планируемый бюджет месяца и согласована руководителями. Если данная сумма не была внесена в бюджет, она согласовывается дополнительно фин. директором - Артемом Ежовым. Объем работ и суммы оплаты защищает Заказчик на общей встрече по ФОТ (Заказчик + HR Нина).
Действие Заказчика: После согласования заводим Заявку на оплату в Bitrix24, приложив к заявке акт об оказанных услугах с реквизитами. Подробнее в разделе Финансовый отдел.
Закрывающие документы: после оплаты запрашиваем у подрядчика закрывающие документы (чек) и направляем его бухгалтеру Александре Васюковой.
Сбор РИДов (Результатов Интеллектуальной Деятельности):
Действие HR: Нина передает информацию об исполнителе (подрядчике) операционному менеджеру.
Действие Операционного менеджера: Операционный менеджер добавляет подрядчика в файл для сбора РИДов. Окончательный сбор РИДов за отчетный месяц осуществляет опер. менеджер Алина.
10. Когда и какие мы можем заключать договора, нюансы:
Варианты договора:
- Договор подряда (с ИП или самозанятым). - Гражданско-правовой договор (ГПХ) (с ФЛ, не являющимся ИП или самозанятым) - Трудовой договор (срочный или бессрочный) – применяется в случаях, когда характер работ требует оформления именно трудовых отношений.
Договор подряда: - Когда нужен конкретный, осязаемый результат; - Исполнитель – ИП или самозанятый; - Работы являются частью основной, постоянной деятельности подрядчика, и мы являемся НЕ единственным заказчиком у данного подрядчика.
Договор ГПХ (на оказание услуг): - Когда важен процесс оказания услуги, а не только результат (или результат сложно измерить). Для выполнения разовых работ или услуг: например, разработка дизайн-макета. - Исполнитель – ФЛ, не являющееся ИП или самозанятым; - Услуги носят разовый, проектный характер; - Ответственность заказчика: Заказчик (т.е мы) выступает налоговым агентом – обязан удержать НДФЛ с подрядчика (13% или 30%) и уплатить страховые взносы в СФР (30% сверх цены договора). Или только НДФЛ (если исполнитель – самозанятый), или ничего не платит, если исполнитель – ИП. ИП сам отвечает за уплату своих налогов (например, по УСН, патенту).
Когда нельзя заключать договор ГПХ и договор подряда:
Если НМ или ДК - единственный его заказчик, а заказ не разовый, а очень регулярный (работа на постоянной основе, выплаты ежемесячно или два раза в месяц, суммы оплаты равные, цена работы неисчислима, есть руководитель, требуется следовать графику работы, приходить в конкретное место, мы обеспечиваем оборудованием/программным обеспечением/расходниками). В таком случае следует заключить трудовой договор.
т.е., если фактически между сторонами складываются трудовые отношения. Налоговая и трудовая инспекции могут переквалифицировать такой договор в трудовой, что повлечет доначисление налогов, взносов и штрафов.
Нельзя заключать договор ГПХ с СЗ и ИП, если вы ранее были его работодателем (нельзя "переоформить" уволенного сотрудника в самозанятого на полгода).
Трудовой договор: - Когда сотрудник выполняет постоянную работу, является частью штата, подчиняется внутреннему распорядку; - Когда необходимы все гарантии ТК РФ; - Это основная, неотъемлемая часть деятельности компании; - Риск переквалификации: Если фактические отношения напоминают трудовые, а вы заключили ГПХ/подряд, суд или инспекция могут переквалифицировать его в трудовой.
Важно: При заключении любого договора, особенно ГПХ и подряда, необходимо четко прописывать предмет договора, права и обязанности сторон, порядок оплаты, ответственность и сроки. Всегда консультируйтесь с юристом, чтобы выбрать оптимальную форму договора для каждой конкретной ситуации
Если у тебя будут предложения по дополнению или вопросы по данному разделу - напиши, пожалуйста, нашему операционному менеджеру Алине.
Last updated