Оформление документов
В данном разделе перечислены основные требования к работе с документами
Last updated
В данном разделе перечислены основные требования к работе с документами
Last updated
При работе с документами необходимо учитывать следующие правила:
Все рабочие документы необходимо размещать и хранить на общем Google диске, закреплённом за вашим отделом. Структура папок на этом диске может варьироваться в зависимости от потребностей команды: папки могут быть организованы как по отдельным сотрудникам, так и по тематическим направлениям или проектам. Важно соблюдать выбранную систему для поддержания порядка и упрощения совместного использования файлов.
Если тебе не предоставили доступ к общим дискам, обратись к своему руководителю или нашему .
Названия файлов должны максимально точно отражать их содержание и включать все необходимые реквизиты, такие как дата создания, название проекта, тип документа и т.п. Формат наименования может отличаться в зависимости от категории документа — для отчётов это могут быть даты и наименование проекта, для договоров — номер и стороны договора и т.д.
Если требуется указывать дату в названии файла, её следует размещать в начале названия и придерживаться формата "год-месяц-день" (например, 2024_10_15_Отчет_по_проекту), чтобы обеспечить удобство сортировки и быстрого поиска документов.
Соблюдение единого формата наименования файлов важно для поддержания порядка в хранилище и облегчения коллективной работы с документами.
Документы должны быть оформлены без орфографических, пунктуационных и грамматических ошибок. Данное правило особенно важно при обмене документами и ведении деловой переписки с третьими лицами. Документы с ошибками могут повлиять на восприятие контрагентами компании и её профессионализма, поэтому перед отправкой или утверждением рекомендуется тщательно вычитывать текст и использовать автоматические средства проверки.
У компании есть свой корпоративный стиль и брендбук. Они помогают создать единый образ, узнаваемый для клиентов, партнёров и сотрудников. Обращайся к помощи отдела дизайна при подготовке таких документов как маркетинговые материалы, презентации для партнеров или учредителей, материалы для корпоративных мероприятий и т.п.