✍️Подписание документов
В этом разделе будет описано, как отправлять документы на подпись в ООО "Новые Медиа", АО "Дом Культуры, либо Infty Art FZ LLC
Последовательность подписания: в первую очередь мы стараемся подписать документ с контрагентом и только потом отправляем на подпись внутри компании.
Перед тем, как отдать документ на подписание внутри компании, обязательно проверь, чтобы контрагент не внес каких-либо правок и подписал согласованную версию документа!
Шаг 1. Проверка документов
Перед тем, как отправить любой документ на подписание обязательно внимательно ознакомься с текстом документа и проверь его содержание и отсутствие явных ошибок.
Например, если речь идет о договоре, то нужно проверить, включая, но не ограничиваясь:
предмет договора (например, чтобы было указано именно то, что планируется купить/продать/оказать);
описание товаров, услуг или работ (наименования, объем, порядок оказания или приемки);
цена или порядок её определения;
условия оплаты (предоплата / постоплата, сроки и порядок расчетов);
сроки исполнения обязательств;
иные ключевые условия.
Если документ (договор) сначала был подписан контрагентом, то перед тем, как отдать документ на подписание внутри компании, обязательно проверь, чтобы контрагент не внес каких-либо правок и подписал согласованную версию документа!
Шаг 2. Техническое оформление заявки (Bitrix24)
После проверки документа оставь заявку на подпись документа через форму в Bitrix24.
В левом меню выбираем раздел CRM. Рядом с зеленой кнопкой «+Создать» выбираем из списка воронку «Заявка на подпись», нажав на стрелку. Нажимаем «+Быстрая сделка» на стадии Новая заявка (самый первый столбец слева) и заполняем форму, прикрепив документ/ы, которые необходимо подписать.
В появившейся форме в разделе Подписант из выпадающего списка необходимо выбрать юр. лицо, которое должно подписать документ: ООО "Новые Медиа", АО "Дом Культуры, либо Infty Art FZ LLC в разделе Форма подписания выбрать необходимую - это либо ЭЦП, либо живая подпись и печать.
Если у подписанта будут замечания, либо вопросы к документу, заявка будет возвращена на стадию Возвращено на доработку, комментарии будут прописаны в карточке заявки.
После внесения корректировок, ответственному по заявке нужно будет перенести заявку на стадию Исправлено.
После завершения подписания ответственный сотрудник административного отдела прикрепляет скан-копию или файл с ЭЦП к карточке заявки. В этот момент заявка будет уже на стадии «Подписано», а инициатору направляется автоматическое уведомление. Оригинал документа доступен для скачивания непосредственно из карточки заявки в разделе «Подписано». Чтобы этот раздел отобразился в общем списке, необходимо снять фильтр «Сделки в работе» и нажать на стрелку в правой части панели.
Для информации: Документы ООО "Новые Медиа" подписываются ген. директором А.С. Журавлевым; Документы АО "Дом Культуры" подписываются директором А.В. Ежовым; Документы Infty Art FZ LLC подписываются через Docusign - Анастасией Прасько; Документы в ЭДО подписывает Александра Васюкова.
Last updated