🤩Инструкция для продюсеров: Процесс привлечения и оформления подрядчиков

Цель инструкции: Обеспечить четкое понимание шагов, необходимых для привлечения и оформления внешних специалистов (подрядчиков) для выполнения работ и оказания услуг.

1. Инициирование потребности в подрядчике

Действие продюсера: При возникновении необходимости в привлечении внешнего специалиста (подрядчика), продюсер проводит первичный скрининг навыков специалиста, его потребности, условия, на которых будет комфортно сотрудничество, информирует HR BP – Нину Шилову в формате:

ФИО, город проживания, вид сотрудничества (ТД/срочный ТД, ГПХ или договор подряда), условия (потребности по доходу), навыки (кратко), на какой проект принимаем (объем, занятость, сроки)/куда можем привлечь при снижении объемов.

Первичная оценка: Нина проводит первичную беседу с продюсером для уточнения задач, требуемых навыков и компетенций специалиста. Далее ставим общую встречу (продюсер+ кандидат+ HR BP). На этом этапе также обсуждаются заключительные договоренности по условиям и оплате труда.

2. Передача информации и подготовка к оформлению

Передача данных: Нина передает продюсеру информацию о потенциальном подрядчике (если он уже найден продюсером) или информацию о согласовании привлечения нового специалиста.

Сбор РИДов (Результатов Интеллектуальной Деятельности): Нина передает информацию об исполнителе (подрядчике) операционному менеджеру. Операционный менеджер добавляет подрядчика в файл для сбора РИДов. Окончательный сбор РИДов за отчетный месяц осуществляет ассистент Татьяна.

3. Онбординг подрядчика

Создание чата: Нина создает групповой чат для онбординга, куда приглашает подрядчика, операционного менеджера и продюсера.

Знакомство и ввод в курс дела: В чате Нина знакомит операционного менеджера и подрядчика, а продюсер + HR BP кратко вводит подрядчика в курс проектов и задач.

4. Предоставление вводной информации операционному менеджеру

Действие продюсера: Продюсер предоставляет операционному менеджеру следующие данные:

Техническое задание (ТЗ):

Подробное описание работ, которые должен выполнить подрядчик.

Условия оплаты:

Размер оплаты (сумма).

Форма оплаты (например, фикс. сумма за проект, почасовая оплата).

Статус подрядчика: физическое лицо (ФЛ), индивидуальный предприниматель (ИП) или самозанятый.

Планируемая загрузка: Оценка частоты привлечения подрядчика для определения оптимальной формы договора.

5. Выбор формы договора и оформление документов

Определение формы договора: На основе предоставленной продюсером информации операционный менеджер совместно с юристом определяет наиболее подходящую форму договора:

варианты:

- Договор подряда (с ИП или самозанятым).

- Гражданско-правовой договор (ГПХ) (с ФЛ, не являющимся ИП или самозанятым)

- Трудовой договор (срочный или бессрочный) – применяется в случаях, когда характер работ требует оформления именно трудовых отношений.

Нюансы и особенности различных форм договоров будут описаны в п.10.

Запрос документов: Операционный менеджер запрашивает у подрядчика необходимый пакет документов для оформления выбранного типа договора (копия паспорта гл. стр и регистрация, ИНН, СНИЛС, (свидетельство о регистрации ИП/ справка о постановке на учет как самозанятого/СТДР), номер телефона, email, подписанный NDA, банковские реквизиты. Если это ТД, то и заявление о приеме на работу.

Юридическая проверка договора: Операционный менеджер предварительно подготавливает договор, вносит ПДн, и далее передает собранные документы и согласованные условия юристу для окончательной подготовки/доработки, договора.

6. Подписание договора

Передача юристом: После получения готового к подписанию договора от юриста, операционный менеджер передает его продюсеру.

Подписание продюсером: Продюсер первым подписывает договор с подрядчиком.

Дальнейшее подписание: После подписания продюсером, договор передается на подпись согласно установленному рабочему процессу (согласно инструкции в Gitbook, где указаны соответствующие лица и порядок подписания).

Варианты подписания:

• договор с НМ - через форму в асане, подписывает опер. менеджер Алина у А.С. Журавлева/ в ЭДО Артем.

• договор с Infty - через форму в асане, подписывает фин. менеджер Анастасия в DocuSign. Договор заключается с Infty, когда подрядчик является нерезидентом РФ (граждане РФ, проживающие за границей более 183 дней в году) и нужна оплата в крипте.

• договор с ДК - договор на подпись направляется фин. директору Артему Ежову через почту`[e-mail]`, в копию операционного менеджера [e-mail]

7. Архивное хранение и передача подрядчику

Размещение договора в случае подписания договора с ДК и Infty: После того, как договор подписан обеими сторонами, продюсер забирает подписанный договор из своей почты и загружает его в именную папку подрядчика, расположенную в общей системе хранения документов на Общем диске Дома культуры

в случае подписания договора с НМ: подписанный договор забирает операц. менеджер и выкладывает в именную папку подрядчика

Передача подрядчику: Копия подписанного договора направляется подрядчику в личные сообщения (Telegram или другой согласованный канал связи).

8. Оказание услуг и закрытие месяца

Исполнение услуг: Подрядчик оказывает услуги в строгом соответствии с условиями, прописанными в подписанном договоре.

Предоставление акта: По факту выполнения услуг, подрядчик предоставляет Акт об оказанных услугах.

Подписание Акта: Акт об оказанных услугах подписывается обеими сторонами (подрядчиком и продюсером/уполномоченным лицом) аналогично процедуре подписания договора.

9. Финансовое закрытие

Оплата: После подписания Акта об оказанных услугах, производится оплата работы подрядчика в соответствии с условиями, указанными в договоре.

Статья расходов на работы подрядчика должна быть внесена в планируемый бюджет месяца и согласована руководителями.

Объем работ и суммы оплаты защищает продюсер на общей встрече по ФОТ (продюсер + HR BP) Если данная сумма не была внесена в бюджет, она согласовывается дополнительно фин. директором - Артемом Ежовым через его почту [e-mail].

После согласования заводим Заявку на оплату в асане. Заявку в оплату бухгалтеру направляет фин менеджер Анастасия.

Закрывающие документы: после оплаты запрашиваем у подрядчика закрывающие документы (чек) и направляем его опер. менеджеру. Опер менеджер направляет его в бухгалтерию.

10. Когда и какие мы можем заключать договора, нюансы:

Договор подряда:

* Когда нужен конкретный, осязаемый результат.

* Исполнитель – ИП или самозанятый

* Работы являются частью основной, постоянной деятельности подрядчика, но мы являемся не единственным заказчиком у данного подрядчика.

Договор ГПХ (на оказание услуг):

* Когда важен процесс оказания услуги, а не только результат (или результат сложно измерить). Для выполнения разовых работ или услуг: например, разработка дизайн-макета.

* Исполнитель – ФЛ, не являющееся ИП или самозанятым

* Услуги носят разовый, проектный характер.

* Ответственность заказчика: Заказчик (т.е мы) выступает налоговым агентом – обязан удержать НДФЛ с подрядчика (13% или 30%) и уплатить страховые взносы в СФР (30% сверх цены договора). Или только НДФЛ (если исполнитель – самозанятый), или ничего не платит, если исполнитель – ИП. ИП сам отвечает за уплату своих налогов (например, по УСН, патенту).

Когда нельзя заключать договор ГПХ и договор подряда:

Если НМ или ДК - единственный его заказчик, а заказ не разовый, а очень регулярный (работа на постоянной основе, выплаты ежемесячно или два раза в месяц, суммы оплаты равные, цена работы неисчислима, есть руководитель, требуется следовать графику работы, приходить в конкретное место, мы обеспечиваем оборудованием/программным обеспечением/расходниками) лучше заключать трудовой договор.

т.е., если фактически между сторонами складываются трудовые отношения. Налоговая и трудовая инспекции могут переквалифицировать такой договор в трудовой, что повлечет доначисление налогов, взносов и штрафов.

Нельзя заключать договор ГПХ с самозанятым, если вы ранее были его работодателем (нельзя "переоформить" уволенного сотрудника в самозанятого на полгода). Также нельзя заключать с ИП.

Трудовой договор:

* Когда сотрудник выполняет постоянную работу, является частью штата, подчиняется внутреннему распорядку.

* Когда необходимы все гарантии ТК РФ.

* Это основная, неотъемлемая часть деятельности компании.

* Риск переквалификации: Если фактические отношения напоминают трудовые, а вы заключили ГПХ/подряд, суд или инспекция могут переквалифицировать его в трудовой.

Важно: При заключении любого договора, особенно ГПХ и подряда, необходимо четко прописывать предмет договора, права и обязанности сторон, порядок оплаты, ответственность и сроки. Всегда консультируйтесь с юристом, чтобы выбрать оптимальную форму договора для каждой конкретной ситуации